Cuộc gọi hội nghị: Lời khuyên về chuẩn bị, chi phí, kiểm duyệt

NộI Dung

• Cuộc gọi hội nghị là gì?
• Cuộc gọi hội nghị hoạt động như thế nào?
• Nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị
• Các mô hình định giá khác nhau cho các cuộc gọi hội nghị
• Chi phí một cuộc gọi hội nghị thực sự là bao nhiêu?
• Bạn cần gì cho một cuộc gọi hội nghị?
• Sự cố điển hình với cuộc gọi hội nghị
• Làm thế nào có thể tránh được sai sót trong viễn thông?
• Nhiệm vụ và chức năng của người điều hành
• Cuộc gọi hội nghị bằng điện thoại di động hoạt động như thế nào?

Cuộc gọi hội nghị là công cụ hoàn hảo để thảo luận các vấn đề chuyên môn với nhiều hơn hai người một cách dễ dàng, nhanh chóng và không tốn kém - có thể là các dự án hoặc bài thuyết trình. Một nỗ lực kỹ thuật quá lớn là không cần thiết cho việc này. Một chiếc điện thoại hoặc điện thoại di động đơn giản là đủ cho "Telco" hiện đại. Tuy nhiên, có một vài quy tắc quan trọng cho các cuộc gọi hội nghị mà bạn nên chú ý trước. Danh sách kiểm tra của chúng tôi cho bạn thấy ...

Cuộc gọi hội nghị là gì?

Hội nghị qua điện thoại hay còn gọi là cuộc gọi hội nghị là những cuộc họp mà bạn chỉ có thể nghe thấy nhưng không thể nhìn thấy nhau. Thuật ngữ hội nghị qua điện thoại - còn được biết đến với tên viết tắt là Telko hoặc TK - thường được sử dụng cho các cuộc gọi điện thoại với nhiều hơn hai người tham gia. Với ba đến bốn người tham gia, một người nói về hội nghị ba bên hoặc hội nghị bốn bên. Mọi thứ vượt xa điều đó về mặt người tham gia chỉ là một viễn thông. Ngoài ra, một sự khác biệt được thực hiện trong các cuộc họp qua điện thoại theo loại kết nối:

• Thủ tục quay số
  Những người tham gia quay số vào hội nghị một cách độc lập - được trang bị dữ liệu truy cập thích hợp - và phải tự xác thực bằng mã PIN.
• Thủ tục quay số
  Những người tham gia được gọi bởi nhà điều hành của nhà cung cấp viễn thông hoặc bởi người tổ chức và hội nghị được "tìm nạp". Mặc dù quá trình này thuận tiện hơn, nhưng nhà tổ chức cũng tốn kém hơn vì anh ta cũng chịu mọi phí kết nối.

Cuộc gọi hội nghị hoạt động như thế nào?

Một cuộc gọi hội nghị có thể được thiết lập và thực hiện một cách nhanh chóng. Trong khi đó, có rất nhiều - trong một số trường hợp là miễn phí - các nhà cung cấp Telco trên Internet (thông tin thêm về vấn đề này trong phần tiếp theo). Điều kiện tiên quyết tuyệt vời không cần phải được đáp ứng.

Không cần có hệ thống điện thoại hiện đại. Một chiếc điện thoại đơn giản hoặc điện thoại di động là tất cả những gì cần thiết cho một cuộc họp qua điện thoại. Vì vậy, nếu bạn muốn bắt đầu một cuộc gọi hội nghị với ba người tham gia trở lên, bạn chỉ cần ba bước đơn giản:

• Đăng ký cuộc gọi hội nghị
  Để bắt đầu cuộc gọi hội nghị, bạn phải đăng ký cuộc gọi hội nghị với nhà cung cấp đã chọn. Việc đăng ký này thường chỉ được yêu cầu một lần và thường đã có thể thực hiện được trên trang web của nhà cung cấp dịch vụ viễn thông. Để làm điều này, bạn thường chỉ cần tên và địa chỉ e-mail (các nhà cung cấp miễn phí có thể sử dụng chúng cho mục đích thương mại) - hoặc địa chỉ thanh toán (đối với các nhà cung cấp viễn thông trả phí).
• Truyền đạt dữ liệu truy cập
  Bạn thường sẽ được chỉ định một phòng gọi là hội nghị. Tất cả những người tham gia sau đó có thể quay số vào phòng ảo này. Vì mục đích này, phòng gọi hội nghị có khóa dữ liệu truy cập gồm hai phần - số điện thoại (số gọi đến) và mã PIN hội nghị (mã quay số, mã PIN quay số hoặc mã PIN hội nghị). Với dữ liệu, bất kỳ ai cũng có thể quay số từ bất kỳ đâu bằng điện thoại, iPhone hoặc điện thoại thông minh khác của họ.
• Bắt đầu cuộc gọi hội nghị
  Nếu tất cả những người tham gia đều có số và mã PIN, bạn có thể bắt đầu. Sắp xếp thời gian, quay số và bắt đầu cuộc gọi hội nghị. Thông thường phải có ít nhất hai người tham gia vào phòng. Một số nhà cung cấp dịch vụ viễn thông có cái gọi là lãnh đạo hội nghị - chủ yếu là vì lý do bảo mật. Anh ấy có mã PIN dành cho người lãnh đạo hội nghị của riêng mình và sau đó cũng là người bật cuộc gọi hội nghị cho tất cả mọi người. Cho đến lúc đó, những người tham gia còn lại thường chỉ nghe nhạc ở chế độ chờ.

Nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị

Một cuộc gọi từ điện thoại nhà riêng hoặc văn phòng của bạn chỉ kết nối bạn với một người khác. Do đó, đối với một cuộc gọi hội nghị có nhiều hơn hai người tham gia, bạn phải sử dụng một nhà cung cấp hoặc phần mềm cụ thể.

Cái nào bạn chọn phụ thuộc một mặt vào kỳ vọng của bạn hoặc yêu cầu của nhà cung cấp - mặt khác, tất nhiên, vào giá của ưu đãi. Chúng tôi giới thiệu bạn với các nhà cung cấp khác nhau mà bạn có thể tổ chức một cuộc gọi hội nghị:

• Cuộc gọi hội nghị của Đức
  Nhà cung cấp deutsche-telefonkonferenz.de quảng cáo với “100% cuộc gọi hội nghị miễn phí”. Vì vậy, bạn không phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào, bạn chỉ phải trả cho một cuộc gọi điện thoại cố định. Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được dữ liệu truy cập qua email và có thể bắt đầu ngay lập tức. Số lượng người tham gia và thời gian của hội nghị là không giới hạn.
• Hội nghị thông minh
  Bạn có sử dụng nhiều cuộc gọi hội nghị, cho các cuộc hẹn thông thường, cho các cuộc họp với khách hàng hoặc cho công việc trong nhóm không? Sau đó, bạn có thể đăng ký hàng tháng với giá 9,90 với nhà cung cấp SmartConference. Tối đa 5 người tham gia có thể tham gia Telko với mức giá cố định này. Đối với các nhóm lớn hơn, mức thuế đắt hơn cho tối đa 25 người tham gia.
• Whatsapp
  Không chỉ có các tin nhắn ngắn, mà còn có thể thực hiện các cuộc hội thảo qua điện thoại qua Whatsapp. Trong ứng dụng, bạn có thể dễ dàng tạo cuộc gọi nhóm và thêm tối đa bảy địa chỉ liên hệ của mình. Dễ dàng, nhanh chóng và miễn phí. Lý tưởng cho người dùng cá nhân, nhưng đối với một số công ty, biến thể này không đủ chuyên nghiệp. Ngoài ra, tất nhiên bạn phải được kết nối với tất cả những người tham gia qua Whatsapp.
• Ứng dụng trò chuyện
  Dịch vụ Skype của Microsoft cũng cung cấp một chức năng cho các cuộc gọi nhóm. Để làm điều này, bạn phải thêm những người tham gia mong muốn vào một nhóm bằng cách sử dụng danh bạ của bạn hoặc tìm kiếm. Khi điều này đã được tạo, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi nhóm. Nếu tất cả những người tham gia sử dụng phần mềm Skype, thì loại cuộc gọi hội nghị này là miễn phí.
• Hội nghị kinh doanh Telekom
  Deutsche Telekom cung cấp dịch vụ hội nghị qua điện thoại của riêng mình, cho phép cả hội nghị từ xa và hội nghị trên web đơn giản. Ngoài cuộc trò chuyện, tài liệu cũng có thể được chia sẻ hoặc trình chiếu các bản trình bày. Khi được lập hóa đơn theo mức sử dụng, chi phí là khoảng 10 xu mỗi phút và người tham gia. Một cuộc gọi hội nghị kéo dài 30 phút với 5 người tham gia sẽ có giá khoảng 15 euro. Nhưng cũng có các mô hình tỷ lệ cố định cho số lượng người tham gia khác nhau.
• Meebl
  Meeble quảng cáo một số điểm: miễn phí, không cần đăng ký, không quảng cáo và không có thư rác. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập địa chỉ e-mail và mã được hiển thị - phòng cho cuộc gọi hội nghị được thiết lập và có thể được sử dụng. Bạn sẽ nhận được các số quay số miễn phí từ Đức, Áo và Thụy Sĩ. Nếu bạn muốn hỗ trợ dịch vụ, bạn có thể chọn một số tính phí một cách tự nguyện.

Các nhà cung cấp khác (có tính phí một phần) theo thứ tự bảng chữ cái không có xếp hạng: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferen VoiceMeeting, Woopla.

Các mô hình định giá khác nhau cho các cuộc gọi hội nghị

Mặc dù có nhiều lựa chọn các nhà cung cấp khác nhau, các mô hình định giá có thể được chia thành hai loại. Khi chọn một giải pháp phù hợp, bạn có thể chọn giữa các giải pháp này (và một nhà cung cấp được liên kết):

• Thanh toán dựa trên mức sử dụng
  Thanh toán được thực hiện ở đây mỗi phút và mỗi người tham gia. Các nhà cung cấp đo lường chính xác số lượng người tham gia đã được gọi vào cuộc gọi hội nghị và trong khoảng thời gian nào. Nhân với biểu giá đã đề cập, điều này dẫn đến số tiền trên hóa đơn.
• Tỷ lệ cố định với đăng ký
  Một mức giá cố định để chi tiêu trong các cuộc gọi hội nghị thường xuyên và miễn là bạn muốn. Số lượng giá đăng ký dựa trên số lượng người tham gia. Khoảng 10 euro mỗi tháng cho các cuộc gọi với tối đa 7 người dùng.

Tốt nhất là bạn nên tìm ra lựa chọn nào đáng giá cho mình. Các cuộc họp qua điện thoại thường xuyên với thời lượng dài và nhiều người tham gia đắt hơn đáng kể trong biến thể đầu tiên. Mặt khác, nếu bạn chỉ hiếm khi mời bạn làm việc từ xa theo nhóm nhỏ, bạn có thể đang phải trả quá nhiều với tỷ lệ cố định.

Chi phí một cuộc gọi hội nghị thực sự là bao nhiêu?

Nhiều nhà cung cấp quảng cáo rằng các cuộc gọi hội nghị của họ là miễn phí - khi kiểm tra kỹ hơn thì điều này thường không hoàn toàn đúng: Có những hạn chế về số lượng người tham gia hoặc bước đầu tiên - đăng ký - là miễn phí. Ngay cả khi không có nghĩa vụ hợp đồng hoặc chi phí hàng tháng, thường có mức phí thấp trên mỗi phút cho thời gian đàm thoại trong cuộc gọi hội nghị.

Chi phí nào phát sinh, cũng phụ thuộc vào nơi các thuê bao tương ứng quay số vào mạng từ đâu. Theo quy định, mỗi người tham gia phải trả chi phí kết nối với mạng điện thoại cố định của Đức. Những điều này phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ điện thoại tương ứng: Nếu bạn có mức cước cố định trong mạng điện thoại cố định của Đức, bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí riêng nào;

Tuy nhiên, những người tham gia từ nước ngoài không có điều kiện đặc biệt cho mạng điện thoại cố định của Đức cũng có thể hình dung được. Tùy thuộc vào nhà cung cấp, cũng có tùy chọn của người lãnh đạo hội nghị giả định phí hội nghị qua điện thoại cho tất cả mọi người. Trong những trường hợp như vậy, một đăng ký tương ứng sau đó sẽ được lấy ra.

Bạn cần gì cho một cuộc gọi hội nghị?

Trước khi chọn nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị phù hợp, bạn nên suy nghĩ chính thức về chính cuộc gọi hội nghị. Các tiêu chí này có tác động đến việc lựa chọn nhà cung cấp và do đó ảnh hưởng đến chi phí của cuộc gọi hội nghị:

• Số lượng người tham gia: Có bao nhiêu người tham gia vào telco?
• Gốc: Người gọi từ nước ngoài có gọi vào không?
• Chi phí: Ai trả phí cuộc gọi hội nghị?
• Chức năng bổ sung: Bạn có cần các dịch vụ như điều khiển web (cho các bản trình bày song song) hoặc chức năng ghi âm không?

Theo quy định, các cuộc gọi và nhà cung cấp hội nghị được tiêu chuẩn hóa đủ cho tối đa mười người tham gia. Tuy nhiên, bạn nên đặc biệt chú ý đến tính quốc tế của những người gọi và giới hạn số lượng người tham gia, nếu không, nó có thể nhanh chóng trở nên đắt đỏ.

Sự cố điển hình với cuộc gọi hội nghị

Mặc dù công nghệ đơn giản, mọi thứ có thể xảy ra sai với cuộc gọi hội nghị. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

• Quay số khó khăn
  Trong các cuộc gọi hội nghị thường có ít nhất một người không quay được - do dữ liệu truy cập không chính xác (hoặc được ghi chú sai) hoặc do phần mềm được sử dụng (ví dụ với Skype) đã lỗi thời.
• kết nối
  Không ai có thể làm bất cứ điều gì về nó, nhưng thật khó chịu khi những người tham gia liên tục bay ra khỏi cuộc gọi hội nghị và phải quay số lại do kết nối (radio) kém, chẳng hạn.
• Tiếng ồn xung quanh
  Nếu người tham gia đang nghe nhạc ở chế độ nền, cửa sổ đang mở hoặc người tham gia chỉ đơn giản là quên nhấn nút tắt tiếng khi họ đang nói chuyện với một người khác trong văn phòng, điều đó vô cùng khó chịu.
• Kỷ luật lời nói
  Bởi vì không ai nhìn thấy nhau, không có giao tiếp không lời nào báo hiệu, chẳng hạn như ai sẽ có tầng tiếp theo. Tác dụng: Khó phối hợp ai nói khi nào. Tất cả đều trả lời một câu hỏi cùng một lúc hoặc không trả lời câu hỏi nào.

Làm thế nào có thể tránh được sai sót trong viễn thông?

Dưới đây, chúng tôi cũng cung cấp cho bạn tài liệu PDF mà bạn có thể tải xuống miễn phí, trong đó có nhiều mẹo để chuẩn bị và tổ chức hội nghị qua điện thoại. Điều này sẽ tránh những rủi ro khó chịu và góp phần vào sự thành công của cuộc gọi hội nghị.

Tải xuống để tránh lỗi

Nhiệm vụ và chức năng của người điều hành

Là người điều hành, bạn có một vai trò đặc biệt trong cuộc gọi hội nghị. Họ mang theo trật tự để nói chuyện. Bạn chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ sau:

• khai mạc
  Bạn chào tất cả mọi người có mặt. Họ giải thích lý do tại sao telco lại diễn ra và nó sẽ nói về điều gì trong quá trình tiếp theo.
• giới thiệu người tham gia
  Nếu đó không phải là một cuộc gọi hội nghị thông thường hoặc nếu có người mới tham gia, bạn nên giới thiệu mọi người với nhau để tạo không khí thảo luận thoải mái.
• sự phối hợp
  Nhiệm vụ chính của bạn là điều phối các bài phát biểu cá nhân và chỉ đạo cuộc thảo luận. Điều dễ dàng nhất để làm là trao (và rút) sàn cho những người tham gia.
• thời gian
  Theo dõi đồng hồ để không bị vượt quá thời gian của cuộc gọi hội nghị. Đảm bảo rằng chương trình làm việc cũng được thực hiện thông suốt.
• Tóm lược
  Người điều hành đóng cuộc gọi hội nghị. Cuối cùng, bạn nên tóm tắt kết quả, vạch ra các bước tiếp theo và cho biết khi nào cuộc họp tiếp theo sẽ diễn ra.

Cuộc gọi hội nghị bằng điện thoại di động hoạt động như thế nào?

Về nguyên tắc, các cuộc gọi hội nghị bằng điện thoại di động hoặc iPhone không hoạt động khác với các cuộc gọi khác. Trên hết, bạn phải đảm bảo rằng điện thoại di động của mình có đủ thời lượng pin - các cuộc gọi lâu hơn trên điện thoại thông minh thường gây tiêu hao năng lượng rất nhiều. Bạn cũng nên đảm bảo trước rằng hợp đồng điện thoại di động của bạn bao gồm một mức cước cố định cho mạng điện thoại cố định. Đây là cách duy nhất để giữ cuộc gọi hội nghị thực sự miễn phí cho bạn.

Trong cuộc gọi hội nghị bằng điện thoại di động Các ứng dụng như dịch vụ nhắn tin Whatsapp được đặc biệt khuyến khích. Cả người dùng iPhone và chủ sở hữu điện thoại thông minh Android đều có thể dễ dàng thực hiện mà không cần ứng dụng bổ sung, vì điện thoại di động của họ thường đã bao gồm chức năng này. Nguyên tắc giống hệt nhau: Đầu tiên bạn phải gọi cho ai đó phải nhận cuộc gọi của bạn để có thể thêm những người tham gia khác thông qua biểu tượng điện thoại có dấu cộng. Xin lưu ý: tất cả những người tham gia phải được lưu trong điện thoại di động của họ. Ngoài ra, cuộc gọi hội nghị sẽ bị ngắt kết nối ngay khi bạn cúp máy.