Danh sách việc cần làm: Mẹo để tăng năng suất

NộI Dung

Danh sách việc cần làm: công thức đơn giản để thành công
Chúa đã chỉ cho chúng tôi cách làm điều đó.
Danh sách giảm độ phức tạp.
Danh sách tổ chức sự hỗn loạn.
Danh sách phổ biến.
Danh sách giúp bạn dễ nhớ hơn.
Danh sách ngăn chặn sự trì hoãn.
Danh sách hài hước.
Danh sách là thách thức.
Danh sách thách thức chúng tôi.
Danh sách làm cho người dẫn đầu danh sách trở nên phổ biến.
Các dạng khác nhau của danh sách Việc cần làm
Danh sách việc cần làm đơn giản
Danh sách việc cần làm mở rộng
Danh sách việc cần làm phức tạp
Dạng đặc biệt: danh sách việc không cần làm
Bản mẫu: Danh sách việc cần làm khi tải xuống
Lý do: Đây là lý do tại sao danh sách Việc cần làm rất hữu ích
11 mẹo để có danh sách việc cần làm tốt hơn
Suy nghĩ về công cụ phù hợp
Lập danh sách việc cần làm của bạn vào buổi tối
Không nhập bất kỳ thứ nhỏ nhặt nào
Không tham gia bất kỳ cuộc hẹn nào
Làm việc với màu sắc
Giữ cho danh sách việc cần làm của bạn linh hoạt
Chỉ thu thập nhiệm vụ trong một ngày làm việc
Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn
Sử dụng từ khóa
Cân nhắc nhiệm vụ của bạn
Ghi chú bổ sung
Quy tắc 1-3-5
Những độc giả khác thấy những bài viết này thú vị

Danh sách việc cần làm là kiểu cổ điển tuyệt đối để tăng năng suất. Chúng là liều thuốc giải độc cho thế giới thông tin, hội thoại và ứng dụng phức tạp và quá tải. Một chuỗi các nhiệm vụ và điểm đơn giản, được viết rõ ràng và sẵn sàng được đánh dấu. Danh sách việc cần làm cực kỳ đơn giản nhưng lại có tác dụng tuyệt vời. Một số người hầu như không thể làm bất cứ điều gì mà không có danh sách việc cần làm. Nhưng tại sao danh sách ToDo đã là một mô hình tâm lý thành công trong nhiều thế hệ? Nhưng tại sao chúng ta lại cần những danh sách việc cần làm như vậy? Tại sao họ là một hình mẫu tâm lý thành công trong nhiều thế hệ? Rằng họ đơn giản tất nhiên là một yếu tố, nhưng những lý do tâm lý còn vượt xa hơn thế. Đây là lý do tại sao danh sách việc cần làm và các mẹo để triển khai thành công ...

Danh sách việc cần làm: công thức đơn giản để thành công

Khái niệm và ý tưởng về danh sách việc cần làm không cần giải thích dài dòng: nó là một danh sách rõ ràng các nhiệm vụmà bạn muốn hoặc cần phải làm.

Mục đích của danh sách việc cần làm này chủ yếu là về mặt thời gian và Quản lý bản thân. Cái này nên các nhiệm vụ sắp tới được thu thập, xác định trọng số và sắp xếp theo mức độ liên quan trở nên. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc cũng như bản thân công việc hoặc những gì đã được thực hiện.

Đồng thời, với sự trợ giúp của danh sách việc cần làm, bạn có thể xem rất nhanh những việc, chẳng hạn như bạn có tạo ra trong một ngày phải hoặc có thể và do đó tránh làm quá tải hoặc quá tải. Bạn có được một cái nhìn tổng quan có cấu trúc rõ ràng về các dự án sắp tới hoặc các nhiệm vụ khẩn cấp.

Danh sách việc cần làm là cả hai:

A Kế hoạch nhiệm vụ và
ai Kiểm soát thành công

Có danh sách cho mọi thứ: danh sách khách mời, danh sách quyên góp, danh sách câu hỏi, danh sách thành viên, danh sách cử tri và cử tri, bảng lương, danh sách truy nã, danh sách chờ đợi, danh sách kiểm kê, danh sách bị cấm, danh sách xếp hạng hoặc danh sách mong muốn ... Internet có đầy rẫy cái gọi là Danh sách. Và tất cả họ đều có điểm chung: chúng tôi yêu họ.

Bảng xếp hạng, bảng và các cuộc diễu hành trúng đích luôn khiến mọi người thích thú và quan tâm. Vì nhiều lý do - chính đáng -. Chúng tôi đã xác định được 10 trong số chúng một mình, chắt lọc chúng và - làm sao có thể khác với chủ đề này - chuẩn bị chúng dưới dạng một danh sách: 10 lý do chúng tôi yêu thích danh sách…

Chúa đã chỉ cho chúng tôi cách làm điều đó.

Khi Đức Chúa Trời muốn truyền đạt ý muốn của mình cho mọi người, Ngài đã ban cho họ mười điều răn trên đường đi. Trên thực tế, có rất nhiều hơn nữa. Nhưng mười điều này là quan trọng nhất - và do đó có lẽ được biết đến nhiều nhất.

Ngay cả những thứ này tuân theo một bảng xếp hạng. Vì vậy, chính Chúa Giê-su đã hạn chế: Hai điều răn quan trọng nhất là: Bạn nên yêu mến Chúa và Đức Chúa Trời của bạn hết lòng và người lân cận của bạn như chính bạn. Và nếu chính Đức Chúa Trời yêu thích danh sách - chúng ta là ai mà chúng ta nên từ chối chúng?

Danh sách giảm độ phức tạp.

Danh sách đơn giản hóa khối lượng công việc rất nhiều, đặc biệt là khi nói đến việc làm cho các sản phẩm có thể so sánh được. Stiftung Warentest thường xuyên sử dụng nguyên tắc này: Thay vì lãng phí văn bản dài dòng vĩnh viễn mô tả những gì sản phẩm này hoặc sản phẩm đó có thể (hoặc không thể) làm, nhóm biên tập xác định các tiêu chí tiêu dùng quan trọng nhất, kiểm tra và đánh giá chúng và tóm tắt kết quả một cách rõ ràng Bàn với nhau.

Báo cáo trạng thái và bảng Excel thường không làm gì khác.

Danh sách tổ chức sự hỗn loạn.

Chúng ta đang sống trong thời đại quá tải thông tin - để không bằng Lạm phát nội dung hoặc thậm chí Infoterror nói. Cả vũ trụ, đôi khi dường như chứa đầy những sự trùng hợp vô nghĩa và những chuỗi hỗn loạn. Danh sách khắc phục sự lộn xộn này (ít nhất là rõ ràng) - ngay cả khi, phải thừa nhận rằng, một số thứ không thể dễ dàng được đưa vào danh sách.

Nhưng ngay cả khi táo và lê không thể so sánh được, chúng tồn tại trong sự hòa hợp hòa bình trong một danh sách các loại trái cây phổ biến nhất.

Danh sách phổ biến.

Ai là người đứng đầu trong bảng xếp hạng album của Đức? 500 người giàu nhất thế giới được gọi là gì? Blogger alpha của Đức là ai? Ai hot - ai khong? Danh sách xếp hạng có tính chất xung quanh: Chúng đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và so sánh của chúng ta. Bất cứ ai dẫn dắt họ đều có tư cách của một người chiến thắng.

Chiều hướng thứ hai là xuất hiện trên các danh sách như vậy: Bất kỳ ai đã viết sách thường muốn xuất hiện trong danh sách bán chạy nhất vào một thời điểm nào đó - và xem những người khác đứng ở đâu. Tuy nhiên, đôi khi tốt hơn hết là bạn không nên đề cập đến, ví dụ như khi bạn được chỉ định ở vị trí thứ 100 trong danh sách Top100. Trừ khi nó là một danh sách phủ định, ví dụ: 100 người đàn ông quyến rũ nhất còn sống.

Danh sách giúp bạn dễ nhớ hơn.

Ví dụ đơn giản nhất về điều này có lẽ là danh sách mua sắm: trứng, bơ, đường, sữa - tôi muốn mua ngay thứ gì?

Nhưng công thức nấu ăn và danh sách xếp hạng vừa mô tả cũng giúp ghi nhớ những điều cần thiết. Về những bài hát phổ biến nhất của thập niên tám mươi. Hay Những bài hát hay nhất năm 2000. Khi được áp dụng một cách có hệ thống và có mục tiêu, chúng thậm chí còn có thể làm được nhiều hơn thế. Dẫn trực tiếp đến điểm tiếp theo ...

Danh sách ngăn chặn sự trì hoãn.

Đặc biệt nếu đó là một danh sách việc cần làm. Mục đích của họ chủ yếu là quản lý bản thân, trong đó các nhiệm vụ sắp tới được cân nhắc và sắp xếp theo mức độ phù hợp. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc cũng như bản thân công việc hoặc những gì đã được thực hiện. Bạn cũng có thể nhanh chóng xem những gì bạn phải làm hoặc có thể làm trong ngày và do đó tránh làm việc quá sức hoặc quá tải. Xong chỉ đơn giản là đánh dấu chọn ...

Danh sách hài hước.

Cuộc sống thật ngắn ngủi - may mắn thay, danh sách cũng vậy. Điều này không chỉ làm cho nó cực kỳ thân thiện với người đọc mà còn tiết kiệm thời gian và tạo ra sự phân tâm và giải trí. Đặc biệt nếu danh sách không có ý nghĩa quá nghiêm trọng. Ví dụ: danh sách các loại xúc xích phổ biến nhất, một cuộc diễu hành ăn khách vào ngày Cá tháng Tư tồi tệ nhất mọi thời đại, bảng xếp hạng các bài thuyết trình PowerPoint ngu ngốc nhất, những người quản lý tồi nhất hoặc những tai nạn tình dục đáng xấu hổ nhất.

Những cái nhìn tổng quan như vậy không thực sự đáp ứng được nhu cầu thông tin và đúng hơn là thuộc loại kiến thức vô ích - nhưng với giá trị giải trí cao như vậy mà hiện nay đã có những trang web dành riêng cho nó.

Danh sách là thách thức.

Nhà tuyển dụng phổ biến nhất của Đức; các trường đại học tốt nhất; tôi có sexy không - danh sách như vậy là động lực. Chắc chắn một số người nhiều hơn những người khác. Nhưng đặc biệt là trong đời sống kinh tế, vốn bị chi phối bởi cạnh tranh và tranh giành khách hàng, thị phần và nhân tài, họ thách thức những người tham gia ít nhất phải bảo vệ vị trí và địa vị của mình. Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, danh sách là một phần quan trọng của việc xây dựng thương hiệu.

Danh sách thách thức chúng tôi.

Thành thật mà nói: Bạn có thích đọc những danh sách mà bạn đồng ý với 100 phần trăm không? Chỉ.

Danh sách là một đề nghị nhỏ gọn tuyệt vời cho sự mâu thuẫn và thảo luận. Họ khuyến khích người đọc tìm kiếm các ví dụ tốt hơn. Đây là lý do tại sao danh sách chỉ nhất quán nếu chúng có lỗi nhỏ.

Danh sách làm cho người dẫn đầu danh sách trở nên phổ biến.

Bởi vì mọi người yêu thích danh sách vì những lý do đã được đề cập, họ thu hút rất nhiều sự chú ý đến tác giả của những cuộc diễu hành nổi tiếng như vậy - một thực tế là các tờ báo và tạp chí nói riêng sử dụng nhiều lần. Nhưng các blogger cũng vậy.

Và vì một vài con số rõ ràng là mạnh hơn nhiều từ, danh sách khiến người đọc phải đọc hết mọi văn bản, bất kể chủ đề tầm thường đến mức nào. Như danh sách này cũng chứng minh ...

Các dạng khác nhau của danh sách Việc cần làm

Có rất nhiều danh sách việc cần làm định hình: dưới dạng danh sách bỏ đi, dưới dạng bảng tính Excel, dưới dạng danh sách mua sắm.

Điều đơn giản nhất Dạng danh sách việc cần làm là bảng chỉ có một cột: đầu tiên, thứ hai, thứ ba, ... Một số phức tạp hơn, các tác giả sử dụng thư mục trên bàn làm việc hoặc ứng dụng trên điện thoại thông minh của họ. Những người khác chỉ đơn giản bao gồm một vài lô Đăng nó trên cửa tủ lạnh.

Tuy nhiên, các dạng cổ điển của danh sách Việc cần làm là:

Danh sách việc cần làm đơn giản
Các danh sách việc cần làm đơn giản bao gồm một cột đơn hoặc một cột đơn giản Bảng có hai cột: Các nhiệm vụ cần hoàn thành được nhập ở bên trái, cái gọi là thời hạn, tức là thời gian muộn nhất khi nhiệm vụ phải hoàn thành, ở bên phải. Cột thứ hai thường đã cho ưu tiên vor: Những gì còn lại ít thời gian nằm trong danh sách.

Ngược lại: Những việc đã làm chỉ được đánh dấu vào danh sách việc cần làm đơn giản này hoặc (như trong ví dụ của chúng tôi ở trên) bị gạch bỏ.
Danh sách việc cần làm mở rộng
Cái gọi là danh sách việc cần làm mở rộng giữa các cột hiện có của danh sách đơn giản cũng chứa một khu vực trong đó nỗ lực có thể xảy ra (thời gian) được ước tính. Điều này đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án, vì có thể các dự án có mức độ nỗ lực cao cũng phải được giám sát bởi một số nhân viên.
Thật thông minh nếu để khoảng thời gian giữa nỗ lực và thời hạn - sau tất cả, bạn không bao giờ biết điều gì sẽ xảy ra ở giữa. Ở đây, những điểm đã hoàn thành chỉ đơn giản là đánh dấu hoặc gạch bỏ.
Danh sách việc cần làm phức tạp
Tuy nhiên, danh sách việc cần làm như vậy cũng có thể được tạo nhanh chóng phức tạp hơn nếu bạn thêm các nguồn lực cần thiết, các lĩnh vực trách nhiệm của từng nhân viên và những thứ tương tự ngoài các nhiệm vụ, chi phí thời gian ước tính và thời hạn. Hiệu quả thậm chí còn rõ ràng hơn khi bạn bắt đầu thực hiện các tác vụ phức tạp trong Các bước phụ được tháo rời và phân loại ở đó (1.0, 1.1.a, 1.1.b, 2.0, 2.1, ...). Mặt khác, điều này có lợi thế là những trở ngại trước đây dường như không thể vượt qua được dễ dàng vượt qua hơn và (một phần) kinh nghiệm thành công nảy sinh nhanh chóng hơn. Nhưng nó cũng mở rộng danh sách.

Dạng đặc biệt: danh sách việc không cần làm

Tất nhiên, bạn cũng có thể sử dụng danh sách việc cần làm một cách phủ định - ví dụ, như một danh sách các thói quen mà bạn hoàn toàn muốn từ bỏ. Hoặc như một lời nhắc nhở về những điều bạn không nên làm. Một vài ví dụ mà bạn có thể viết vào danh sách những việc không cần làm của cá nhân mình:

chủ nghĩa hoàn hảo
Muốn làm hài lòng tất cả mọi người
Quá hăng hái
Sự trì hoãn
Lúc nào cũng lo lắng
Báng bổ
Bỏ cuộc
Mất tầm nhìn của mục tiêu

Bản mẫu: Danh sách việc cần làm khi tải xuống

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các hình dạng hiển thị ở đây như bản mẫu sử dụng. Biến thể của danh sách việc cần làm mở rộng cũng có sẵn ở đây một cách thuận tiện và miễn phí như một Tài liệu văn bản hoặc như PDF tải xuống, in và điền vào.

Tất nhiên, hiện nay cũng có rất nhiều ứng dụng và chương trình phần mềm miễn phí để tạo danh sách việc cần làm - trên tất cả là bảng cổ điển: Excel từ Microsoft. Trên hết, những điều này sẽ giúp đơn giản hóa việc quản lý các danh sách phức tạp.

Tuy nhiên, nói chung, có thể nói:

Danh sách dựa trên máy tính tương đối tốn thời gian khi nhập dữ liệu và nếu không có quyền truy cập máy tính, chúng vẫn vô hình. Để làm được điều này, chúng có thể được sắp xếp lại gọn gàng, bổ sung và sửa chữa bất cứ lúc nào.
Ghi chú viết tay mặt khác có tác dụng ghi nhớ cao, nhưng có thể nhanh chóng biến thành một mớ giấy lộn xộn.

A Chính xác hoặc là Không chính xác không tồn tại. Cuối cùng, những gì quan trọng là những gì giúp bạn tốt nhất, sắp tới Đối phó với các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, tất cả chúng đều đáng chú ý hơn Ảnh hưởng tâm lý đằng sau danh sách việc cần làm ...

Lý do: Đây là lý do tại sao danh sách Việc cần làm rất hữu ích

Đối với nhiều người, việc sử dụng đơn giản là lý do chính để tạo danh sách Công việc. Không có phương pháp nào khác giúp việc quản lý bản thân tốt hơn dễ dàng như vậy. Mặc dù đơn giản nhưng có một hiệu ứng tâm lý mạnh mẽ đằng sau hiệu quả của danh sách: Hiệu ứng Zeigarnik.

Tóm lại, điều này có nghĩa là: những công việc chưa hoàn thành sẽ lưu lại trong bộ nhớ của chúng ta và khiến chúng ta bận rộn trong một thời gian dài. Một mặt, điều này có lợi thế là chúng ta có thể nhớ chi tiết và những điều quan trọng - mặt khác, chúng ta không thể tập trung vào những việc khác; suy nghĩ của chúng ta cứ quay cuồng với công việc đang dang dở. Năng suất và kết quả bị ảnh hưởng.

Đây chính xác là nơi cốt lõi tâm lý nằm ở đâu, tại sao danh sách ToDo lại hoạt động và giúp ích rất nhiều.

Nếu bạn viết ra danh sách việc cần làm những công việc nào vẫn đang chờ xử lý và cần được xử lý, thì đầu bạn sẽ rõ ràng. Suy nghĩ của bạn không đi lang thang mọi lúc, nhưng hãy tập trung.

Danh sách việc cần làm có ảnh hưởng tâm lý bộ nhớ ngoàiđể chúng ta có thể hoàn toàn tập trung và chú ý vào nhiệm vụ trước mắt.
Danh sách di chuyển Những phiền nhiễu ngoài tầm nhìn của chúng ta - cho đến khi chúng ta có thể đánh dấu chúng.

Ngoài ra, điều đó có Kiểm tra các công việc đã hoàn thành Một tác dụng khác đối với danh sách việc cần làm: Cảm giác cực kỳ tốt và thúc đẩy bạn cho những nhiệm vụ phía trước. Nhìn thấy những gì đã được thực hiện và trực quan thấy những Công việc còn lại trong ngày đang thu hẹp như thế nào có thể giải phóng năng lượng mới để đối mặt với những thách thức tiếp theo.

11 mẹo để có danh sách việc cần làm tốt hơn

Danh sách việc cần làm tối ưu trông như thế nào? Không có câu trả lời chung cho điều này. Tất nhiên, danh sách phải rõ ràng và có cấu trúc, nhưng trên hết danh sách việc cần làm phải đáp ứng nhu cầu của bạn.

Để giúp bạn tận dụng tối đa danh sách việc cần làm, chúng tôi có mười một lời khuyên đã biên dịch.

Suy nghĩ về công cụ phù hợp
Một số người cảm thấy thoải mái nhất khi họ có thể ghi lại các nhiệm vụ của mình theo cách cổ điển. Nếu bạn cũng cảm thấy như vậy, bạn sẽ thấy hạnh phúc nhất với một cuốn sổ. Những người khác muốn có danh sách việc cần làm của họ ở dạng kỹ thuật số và cũng muốn truy cập chúng trên điện thoại thông minh của họ. Sau đó, tốt nhất bạn nên sử dụng một dịch vụ trực tuyến hoặc một ứng dụng.
Lập danh sách việc cần làm của bạn vào buổi tối
Khi nào tôi nên viết danh sách việc cần làm của mình? Nhiều công nhân làm điều đó đầu tiên khi họ bước vào văn phòng. Mẹo của chúng tôi: Hãy quan tâm đến danh sách vào buổi tối hôm trước. Tại sao? Bạn vẫn có thể nhớ những gì đã xảy ra trong ngày và bạn có thể sử dụng điều này để tìm ra các nhiệm vụ thích hợp cho bản thân. Nguy cơ quên thứ gì đó sau đó sẽ thấp hơn. Bạn đi ngủ thoải mái hơn vì bạn đã biết những gì được lên kế hoạch cho ngày hôm sau vào buổi tối. Sáng hôm sau bạn có thể bắt đầu ngay.
Không nhập bất kỳ thứ nhỏ nhặt nào
Nhiều nhân viên phàn nàn rằng danh sách việc cần làm của họ quá dài. Một lý do cho điều này là có rất nhiều nhiệm vụ nhỏ trên đó. Những điều này làm tắc nghẽn danh sách của bạn và làm sao lãng những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Chiến lược tốt hơn ở đây là hoàn thành tất cả các nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành trong vòng chưa đầy năm phút ngay lập tức và không viết chúng ra giấy.
Không tham gia bất kỳ cuộc hẹn nào
Việc trộn lẫn danh sách Công việc và lịch dẫn đến sự nhầm lẫn và các vấn đề trong hầu hết các trường hợp. Với danh sách việc cần làm, hãy thực sự giới hạn bản thân chỉ ghi nhanh các công việc. Ngẫu nhiên, điều này không có nghĩa là thời hạn. Đây chắc chắn có thể là một phần của danh sách việc cần làm - như trong ví dụ ở trên về danh sách mở rộng.
Làm việc với màu sắc
Một thiết kế màu sắc cũng có thể mang lại sự rõ ràng hơn. Chỉ định ý nghĩa cụ thể cho từng màu và giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin quan trọng nhất trong nháy mắt. Tuy nhiên, không nên quá sặc sỡ. Sau đó, hiệu ứng ngược lại xảy ra và sự hỗn loạn của màu sắc chỉ trông có vẻ khó hiểu.
Giữ cho danh sách việc cần làm của bạn linh hoạt
Danh sách của bạn không được thiết lập sẵn và hầu hết sẽ thêm nhiệm vụ và bỏ những người khác khi ngày làm việc tiến triển. Đây là nơi mà lợi thế lớn của danh sách kỹ thuật số nằm. Rất dễ dàng để họ điều chỉnh và sửa đổi danh sách. Điều tốt đẹp về nó là sau đó họ vẫn rõ ràng như trước. Với danh sách bằng văn bản, mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn nếu bạn gạch bỏ các nhiệm vụ và viết chúng ra.
Chỉ thu thập nhiệm vụ trong một ngày làm việc
Sau đó, bạn sẽ có nhiệm vụ rõ ràng trong tầm nhìn và bạn sẽ biết mục tiêu của mình trong ngày. Các nhiệm vụ vẫn còn lâu mới làm được chỉ làm tăng danh sách việc cần làm của bạn một cách không cần thiết. Các nhiệm vụ ở xa trước tiên có thể được ghi vào lịch. Đánh dấu ngày mà bạn muốn bắt đầu dự án. Kể từ thời điểm này, các nhiệm vụ sẽ xuất hiện trong danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn.
Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn
Bằng cách chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ phụ, bạn tạo ra một lộ trình tốt hơn. Sau đó, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng về các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, cảm giác đạt được điều gì đó đến nhanh hơn vì bạn cũng đánh dấu vào các nhiệm vụ phụ.
Sử dụng từ khóa
Từ khóa có thể giúp giữ cho danh sách của bạn có tổ chức. Ví dụ: bạn có thể gán tên các dự án của mình làm từ khóa và ghi chú các nhiệm vụ bên dưới hoặc bạn có thể tách biệt công việc dự án và công việc hành chính, chẳng hạn như viết hóa đơn và những thứ tương tự.
Cân nhắc nhiệm vụ của bạn
Để bạn có thể xem nhanh nhiệm vụ nào của mình được ưu tiên, bạn có thể đánh dấu chúng khác nhau tùy theo mức độ ưu tiên của chúng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng phương pháp ABC: A cho rất quan trọng (làm ngay lập tức), B cho ít quan trọng hơn (làm sau hoặc ủy quyền) và C cho hầu như không quan trọng đến không quan trọng (ủy quyền hoặc loại bỏ).
Ghi chú bổ sung
Đừng xem danh sách việc cần làm của bạn chỉ như một lời nhắc nhở mà là một công cụ làm việc. Để lại đủ không gian khi bạn tạo hoặc thêm cột trống ngay lập tức. Điều này cho phép bạn ghi chú thêm khi sếp chuyển tiếp thông tin hoặc khách hàng bày tỏ yêu cầu thêm. Khi đó, danh sách của bạn trông ít giống danh sách cổ điển và giống một bảng trong đó bạn có thể xem nhanh các nhiệm vụ và thông tin quan trọng.

Dù bằng cách nào - anh ấy vẫn quan trọng Tổng quan luôn luôn xem lại, để đặt câu hỏi, sắp xếp lại hoặc gia hạn hoàn toàn. Thời hạn và do đó các ưu tiên có thể thay đổi và các bước từng phần trở nên lỗi thời.

Cuối cùng, danh sách việc cần làm chỉ hữu ích nếu bạn nhìn thấy chúng và có sẵn chúng - mọi lúc, mọi nơi. Dưới dạng một Notepads hoặc những người tổ chức mà bạn luôn mang theo bên mình. Hoặc bằng cách treo các bản sao của (các) danh sách nơi bạn sẽ thấy chúng lặp đi lặp lại:

tại tủ lạnh
bên cạnh các giám sát
trên của họ bàn viết như một cơ sở
trên Cửa nội thất nhà vệ sinh

Nếu bạn giữ danh sách của mình trực tuyến, bạn có thể đặt nó làm trang chủ trình duyệt của mình. Sau đó, bạn sẽ thấy chúng mỗi khi bạn trực tuyến.

Quy tắc 1-3-5

Đặc biệt khi nói đến danh sách ưu tiên, một số đề xuất cái gọi là Quy tắc 1-3-5. Điều đó cũng khá đơn giản. Sau đó, danh sách việc cần làm lý tưởng không nên bao gồm nhiều hơn ba khối:

Ở trên cùng chỉ một điểm - điều quan trọng nhất trong ngày, thứ béo.
Đứng bên dưới ba nhiệm vụ quan trọngđiều đó cũng nên được thực hiện.
Cuối cùng theo dõi trong khối thứ ba năm nhiệm vụ nhỏ hơnmà bạn nên, nhưng không cần phải làm việc thông qua.