Trong tầm tay của bạn: Viết tắt chính xác - sử dụng chính xác

NộI Dung

• Đối với sự chú ý của bạn: viết tắt nào là chính xác?
• “Vì đôi tay của bạn” được sử dụng khi nào?
• Từ viết tắt "cho sự chú ý" là đúng trong trường địa chỉ
• Ví dụ: Cách xưng hô?
• Thư cho một người
• Thư gửi một bộ phận
• Thư gửi đến hộp thư
• Làm thế nào để bạn viết đúng: cho sự chú ý của Ông hoặc Ông?
• Bí mật: Ngăn người khác đọc thư
• o.V.i.A .: Các đại diện cũng được phép đọc bức thư
• Đối với sự chú ý của e-mail?
• "Trong tầm tay bạn" là cập nhật hay lỗi thời?

Ngay cả khi hầu hết mọi người sử dụng e-mail ngày nay, các bức thư và tài liệu in ra vẫn được gửi đi. Gửi các cơ quan chức năng hoặc các công ty hoặc giữa các công ty dưới dạng thư thương mại. Để đảm bảo rằng thư chính thức đến được đúng người nhận, có chữ viết tắt là "zustens" (hoặc "z.Hd."). Nhưng ghi chú được chèn chính xác vào trường địa chỉ ở đâu và như thế nào? Đúng chính tả là gì? Với những ví dụ đơn giản, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng và đặt tên viết tắt và địa chỉ bổ sung "cho tay bạn" một cách chính xác để bức thư của bạn thực sự được gửi đến người mong muốn ...

Đối với sự chú ý của bạn: viết tắt nào là chính xác?

Bạn hầu như sẽ không bao giờ thấy phiên bản viết của nhận xét “để được chú ý” hoặc “để được chú ý” trên các bức thư. Không gian trong trường địa chỉ bị giới hạn. Thông tin quan trọng nhất về tên và địa chỉ của người nhận là đủ. Đó là lý do tại sao các từ viết tắt được sử dụng cho “to hand”. Có ba từ viết tắt để lựa chọn:

• z. H.
• z. Hđ.
• z. Hdn.

Cả ba đều đúng và dễ hiểu như nhau. Ở Áo, "zH" cũng được viết tắt. Ở đó và ở Thụy Sĩ “zuhanden” cũng được thay thế bằng “zuhanden”.

Bạn cũng có thể bỏ qua khoảng trắng giữa "z." Và "H." hoặc "Hd." (Ví dụ: "z.Hd."). Theo Duden, cách viết này cũng được phép và đúng. Nhân tiện, từ viết tắt phổ biến nhất là “z. Hđ. ”. Nhưng nếu bạn thích một trong những hình dạng khác hơn, đừng làm sai với nó.

“Vì đôi tay của bạn” được sử dụng khi nào?

Trong hầu hết các trường hợp, địa chỉ email là duy nhất. Ví dụ: trong các công ty, chúng tuân theo mẫu Max.Mustermann@Untern Firmenname.de - một phân bổ và cấu trúc rõ ràng trong đó bạn có thể chắc chắn rằng người nhận sẽ nhận được email mà bạn đã gửi. Nó có một chút khác biệt với các chữ cái.

• Nếu bạn gửi thư cho bạn bè một cách riêng tư, địa chỉ đầy đủ là đủ. Người nhận được xác định rõ ràng bằng tên và địa chỉ.
• Tuy nhiên, nếu bạn gửi các tài liệu quan trọng đến một cơ quan hoặc một công ty - ví dụ như tài liệu ứng tuyển của bạn - "Finanzamt" hoặc "Fantasie GmbH" với tư cách là người nhận trong trường địa chỉ của thư là không đủ. Quá không chính xác!
• Chính xác cho điều này là có ghi chú và từ "để tay". Điều này cho biết bức thư dành cho ai và người nhận cụ thể là ai trong một công ty hoặc bộ phận.

Điều đó có hai ý nghĩa: Một mặt, bạn giúp đảm bảo rằng bức thư không phải được chuyển qua vô số tay và trạm cho đến khi nó đến đích (trong trường hợp tốt nhất là giảm thời gian trả lời). Mặt khác, bạn tránh được việc lá thư lọt vào tay kẻ xấu mà chỉ đạt được "sự chú ý của John Doe".

Từ viết tắt "cho sự chú ý" là đúng trong trường địa chỉ

Tuy nhiên, khi sử dụng chữ viết tắt, cần xem xét thêm một số cải tiến. Ngày nay, nhiều thư thương mại lần đầu tiên được tải tại một bưu điện trung tâm, nơi các địa chỉ được đọc và xử lý điện tử. Nếu trường địa chỉ trên thư của bạn là hỗn loạn thuần túy, có thể xảy ra trường hợp thiết bị không thể nhận ra địa chỉ của người nhận.

Để làm cho các trường địa chỉ đồng nhất, chúng được thiết kế theo tiêu chuẩn DIN 5008. Nếu bạn dán nó trên phong bì, sẽ không có vấn đề gì với việc chuyển phát và chỉ định người nhận.

Ví dụ: Cách xưng hô?

Trong phần sau, chúng tôi đã tạo ba ví dụ đơn giản cho bạn biết cách sử dụng chính xác từ viết tắt “Attn” trong trường địa chỉ - tùy thuộc vào việc bạn đang gửi thư đến địa chỉ địa phương hay hộp thư bưu điện:

Thư cho một người

Ví dụ về GmbH
vì sự chú ý của Mr. Exempel
Hauptstrasse 23
12345 thị trấn kiểu mẫu

Thư gửi một bộ phận

Fantasy GmbH
Bộ phận nhân sự, được sự quan tâm của bà Petra HR
Hauptstrasse 23
12345 thị trấn kiểu mẫu

Thư gửi đến hộp thư

Ví dụ về mô hình văn phòng thành phố
Chú ý Cô Maier
P.O. Hộp 9876
12345 thị trấn kiểu mẫu

Quy tắc ngón tay cái: Người liên hệ trực tiếp và người nhận chỉ được đề cập dưới tên công ty. Trình tự chính xác theo DIN 5008 luôn là: tên công ty (với hình thức hợp pháp), để chú ý đến người nhận, đường phố và số nhà (hoặc hộp thư bưu điện), mã bưu điện và thành phố.

Làm thế nào để bạn viết đúng: cho sự chú ý của Ông hoặc Ông?

Bởi vì ghi chú là một genitive ("Dưới bàn tay của Mr. Muster"), chỉ có cách viết "z.Hd. Ông… ”đúng. Đề cử "z.Hd. Lord “đã sai. Cách xưng hô với một người phụ nữ không thay đổi bất cứ điều gì, vì bản chất của "đàn bà" là "đàn bà" một lần nữa.

Bí mật: Ngăn người khác đọc thư

Thật không may, đó là một quan niệm sai lầm rằng ghi chú "Chú ý" sẽ ngăn người khác mở và đọc bức thư - ví dụ như nhân viên bán hàng ở bưu điện. Trong trường hợp nghỉ phép, ốm đau hoặc đi công tác, bưu điện cũng có thể được mở đại lý. Nếu bạn thực sự chỉ muốn người nhận có tên mở và đọc thư của mình, bạn phải thêm “cá nhân” / “bí mật” vào trường địa chỉ. Nếu sau đó bức thư được mở bởi người khác, nó sẽ là một sự vi phạm nghiêm trọng tính bảo mật của bức thư. Ví dụ về một bức thư mật:

Ứng dụng GmbH
- cá nhân -
Chú ý Bà Petra Personaler
Đường phố mẫu Ngày 12
98765 thị trấn kiểu mẫu

o.V.i.A .: Các đại diện cũng được phép đọc bức thư

Mặt khác, nếu bạn muốn yêu cầu của mình được xử lý nhanh nhất có thể và nếu lá thư được gửi đến một cơ quan có thẩm quyền, chẳng hạn, bạn có thể viết ghi chú "o.V.i.A." trong trường địa chỉ. Chữ viết tắt có nghĩa là: "hoặc đại diện tại văn phòng" - có nghĩa là: Các đại biểu cũng được phép mở, đọc và chỉnh sửa bức thư. Thí dụ:

Văn phòng mẫu
vì sự chú ý của ông Max Muster o.V.i.A.
Đường dẫn tệp 12
98765 thị trấn kiểu mẫu

Đối với sự chú ý của e-mail?

Sẽ không điển hình hơn khi sử dụng nhận xét “cho bàn tay của bạn” trong e-mail. Lý do đơn giản: Địa chỉ thư thường đã được chỉ định rõ ràng, thư đến được người nhận được chỉ định. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có một địa chỉ e-mail chung, chẳng hạn như một bộ phận hoặc một điểm thu tiền ([email protected], [email protected], [email protected]), bạn có thể thêm phần bổ sung “để bạn chú ý” hoặc “để bạn chú ý”. Chèn “trực tiếp vào chủ đề của thư.

"Trong tầm tay bạn" là cập nhật hay lỗi thời?

Ngay cả khi giao tiếp kỹ thuật số bằng thư, messenger, Whatsapp và SMS chiếm ưu thế ngày nay, thì thư công việc in và thư chính thức vẫn được gửi qua đường bưu điện. Ví dụ như đơn, hợp đồng, hóa đơn, giấy nhắc nhở, thư gửi cơ quan chức năng. Trong tất cả những trường hợp này, chữ viết tắt và ghi chú "cho sự chú ý của bạn" hoặc "cho sự chú ý" sẽ tiếp tục được sử dụng thường xuyên trong thực tế và trong thư từ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, thư từ chính thức không phải đi đường vòng, người nhận được nêu tên rõ ràng, vì vậy khách hàng và đối tác kinh doanh có thể được gửi, viết thư và gửi trực tiếp. Vì vậy, cách viết tắt không chỉ mang tính thời đại, mà còn hiệu quả.